Legalización de libros y depósito de cuentas en el Registro Mercantil. En esta entrada vamos a tratar de explicar los trámites que hay que realizar, los libros a legalizar, quién está obligado a hacerlo… Todo resumido y explicado, especificando por fecha de realización y documento a presentar.
REGISTRO MERCANTIL
Los principales trámites y documentos a depositar en el Registro Mercantil son: Legalización de libros y Depósito de Cuentas Anuales.
Legalización de libros en el Registro Mercantil
¿Quién está obligado a legalizar los libros?
- Las Sociedades (Empresas) están obligadas.
- El autónomo en régimen de estimación directa NO está obligado pero tiene la Posibilidad de hacerlo. (Ojo, el autónomo no tiene la obligación presentarlos para su legalización, pero sí está obligado a tenerlos).
¿Cuál es el plazo para legalizar los libros en el Registro Mercantil?
Hasta 4 meses desde el cierre del ejercicio. Es decir, hasta el 30 de abril.
(Lo más habitual es que el ejercicio se cierre como el año, es decir, el 31 de diciembre. Así durante los 4 meses siguientes, esto es, hasta el 30 de abril).
¿Qué libros deben ser presentados para su legalización?
El mínimo obligatorio son estos 4 libros:
- Libro Diario.
- Inventario y Cuentas Anuales.
- Libro de Actas.
- Libro Registro de Socios.
A continuación explicamos un poco cada uno de estos libros.
1.- Libro Diario
Todos los asientos del ejercicio.
2.- Inventario y Cuentas Anuales.
El Inventario y Cuentas Anuales comprende los siguientes documentos.
*Balance de Situación anual.
*Cuenta de Pérdidas y Ganancias anual.
*Cuentas anuales.
*Balances de sumas y saldos trimestral acumulado.
(Es decir, desde el 1/1 hasta el 31/3. Otro desde el 1/1 hasta el 30/06. Otro desde el 1/1 hasta el 30/9, y otro desde el 1/1 hasta el 31/12).
3.- Libro de Actas.
*Actas de la Junta de Accionistas o Socios.
*Actas del Consejo de Administración.
Cada una de las actas debe contener:
-Fecha y lugar de celebración.
-Fecha y modo de la convocatoria previa, así como los puntos que figuran como orden del día.
-Número de socios y representantes. Capital social de cada uno de ellos.
-Resumen de los asuntos tratados y sometidos a debate durante la reunión.
-Acuerdos alcanzados y resultado de las votaciones. Especificar el número de votos a favor.
-Aprobación del acta: Aprobación de la Junta o Consejo, firma del Secretario y el beneplácito del presidente.
4.- Libro Registro de Socios.
En función del tipo de sociedad y de si se trata de un solo socio se elaborará uno y otro.
*Libro Registro de Socios (En caso de Sociedad Limitada).
*Libro de Registro de Acciones Nominativas (En caso de Sociedad Anónima).
*Contratos con el socio único – Libro Registro de la Sociedad (En caso de ser una sociedad unipersonal).
¿Cómo se presentan estos libros para su legalización?
Por vía telemática. No se puede en papel. Debe hacerse por internet.
Los libros oficiales, junto con el libro de actas y el libro registro de socios se legalizan telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que transcurran cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Es decir, si cierra el ejercicio el último día de diciembre, tienes de plazo hasta el 30 de abril.
Depósito de Cuentas Anuales en el Registro Mercantil
Plazos en la formulación, aprobación y depósito de las Cuentas Anuales.
Vamos a explicar el proceso por fechas para su mejor comprensión. Suponiendo siempre, que es lo más habitual, que el cierre contable se realiza el 31 de diciembre.
31 de marzo (fecha tope): Los administradores elaboran las Cuentas Anuales.
30 de junio (fecha tope): La Junta General Ordinaria de Accionistas o Socios aprueban las Cuentas Anuales.
30 de Julio (fecha tope): Las Cuentas Anuales se depositan en el Registro Mercantil.
Decimos fecha tope porque realmente es:
Dentro de los 3 primeros meses los administradores elaboran / formulan las Cuentas Anuales.
Dentro de los 6 primeros meses La Junta General Ordinaria aprueba las Cuentas Anuales.
En el mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales hay que hacer el depósito en el Registro Mercantil.
Información a Presentar en el Depósito de las Cuentas Anuales.
*Instancia de presentación.
*Hoja de datos generales de identificación.
*Certificación de aprobación de las cuentas anuales con los acuerdos de la junta general.
*Las Cuentas Anuales.
*Informe de Gestión (Si fueses obligatorio para la sociedad).
*Información Medioambiental.
*Acciones/Participaciones Propias.
*Informe de Auditoría (En su caso).